Wie Telkos helfen Kosten zu sparen

Im modernen Geschäftsalltag ist die optimale Verteilung von Ressourcen unumgänglich. Wenn sich Unternehmen im globalisierten Wettbewerb behaupten möchten, muss das Management den Fokus auf die Erhöhung der Arbeitsproduktivität, sowie den effizienten Einsatz von Kapital legen. Aus diesem Grund gewinnt die Telefonkonferenz als Instrument des innovativen Managements kontinuierlich an Bedeutung: Telefonkonferenzen, kurz Telkos, helfen Unternehmen Geld zu sparen, Kosten  zu senken und die Produktivität zu erhöhen.

Direkte Reisekosten werden mit Telkos unmittelbar reduziert

Eine Businessfrau sitzt in der Bahn und telefoniert - Telkos

Die Telefonkonferenz senkt zunächst direkt und unmittelbar Reisekosten. Sie ist die kostensparende und effiziente Alternative zu teuren Geschäftsreisen. Durch eine Telefonkonferenz werden Kosten eingespart, da zu einem physischen Termin zumeist mehr als ein Teilnehmer anreisen muss. Hierbei macht es keinen Unterschied, ob die Konferenzteilnehmer in derselben Stadt, im selben Land oder auf unterschiedlichen Kontinenten verweilen. Der Informationsaustausch kann einfach sofort beginnen.

Die Arbeitsproduktivität wird erhöht

Abgesehen von der direkten Reduktion der Reisekosten, erhöht das Managementinstrument „Telefonkonferenz“ die Arbeitsproduktivität der Mitarbeiter aus verschiedenen Gründen:

Zeitersparnis durch die Verringerung von Reibungsverlusten

Darstellung einer Detailaufnahme einer Wanduhr - Telkos

Der Mitarbeiter führt die Telefonkonferenz von seinem Arbeitsplatz aus. Er kann seinen derzeit laufenden Arbeitsvorgang einfach unterbrechen und nach der abgeschlossenen Konferenz diesen direkt wieder aufnehmen. Während einer Geschäftsreise ist der Mitarbeiter Stunden, bei einer Interkontinentalreise eventuell Tage, unterwegs. Hinzu addieren sich Verspätungszeiten bzw. Transitpausen. Während der Mitarbeiter reist, bleiben seine Kapazitäten nahezu ungenutzt. Das Unternehmen verliert wertvolle Personalressourcen. Durch die hohe Planbarkeit lässt sich die Telefonkonferenz effizient in den Arbeitsalltag aller Beteiligten integrieren, sodass Reibungsverluste nahezu eliminiert werden. Die gesparte Arbeitszeit resultiert in einem geldwerten Vorteil für das Unternehmen.

Höhere Arbeitsproduktivität durch geringeren Stresslevel der Mitarbeiter

Dienstreisen bedeuten für den Mitarbeiter eine zusätzliche Stressbelastung. Diese zeigt sich in sinkender Effizienz seiner Leistung am Arbeitsplatz vor und nach der Reise. Im schlimmsten Fall resultiert ein vollständiger Arbeitsausfall wegen Krankheit. Als Alternative zur Geschäftsreise ist die Telefonkonferenz daher grundsätzlich die für den Mitarbeiter schonendere Variante.

Höhere Reaktionsgeschwindigkeit durch spontane Telkos

Während Meetings statisch geplant und organisiert werden müssen, lässt sich die Telefonkonferenz kurzfristig einberufen. Durch die schnelle Interaktionsmöglichkeit eignet sich das Instrument daher zur Bearbeitung von überraschend auftretenden Problemen, die unter hohem Zeitdruck gelöst werden müssen.

Kontinuierlicher Informationsaustausch führt zu besseren Ergebnissen

Durch die geringeren Setup-Kosten der Telefonkonferenz, im Verglich zu persönlichen Treffen, können diese häufiger und in regelmäßigen Intervallen angesetzt werden. Aber auch eine ad hoc Telefonkonferenz kann schnell und einfach umgesetzt werden. Ein hoher Grad des verbalen Informationsaustausches unterstützt optimale Ergebnisse. Durch die interaktive Kommunikation werden Informationslücken, die sich im schriftlichen Austausch z.B. via E-Mail ergeben, verhindert oder werden zumindest zügig geschlossen.

Arbeitsteilung und globalisierte Prozesse sind ohne das „Instrument Telefonkonferenz“ nicht mehr abzubilden

In weltweit operierenden Organisationen mit hoch fragmentierten Prozessen arbeiten zahlreiche Spezialisten und Teams an der Erstellung von Produkten und/oder Dienstleistungen. Die Zusammenarbeit findet oft unternehmensübergreifend entlang der fragmentierten Wertschöpfungskette statt. Insofern entsteht zwangsläufig ein erhöhter Koordinationsaufwand. Die Spezialisten und Teams müssen sich untereinander abstimmen, um optimale Endergebnisse zu erzielen. Ohne regelmäßige Telkos wäre die Koordination der komplexen Arbeitsabläufe nicht möglich. Die Telefonkonferenz finalisiert Outputs und  Teilergebnisse aus Business-Chats und E-Mail-Verkehr.

Telkos leisten einen spürbaren Beitrag zum Umweltschutz

Ein Mann hält ein Tablet. Aus dem Tablet wächst ein Baum - Telkos

Telefonkonferenzen substituieren einen erheblichen Teil des früheren Geschäftsreiseverkehrs, der auf konventionellen Transportmitteln durchgeführt wurde. Während Unternehmen die eigenen Kosten reduzieren und interne Prozesse straffen, liefern sie mit der Substitution des Reiseverkehrs durch Telkos einen Beitrag zum Umweltschutz. Auf jegliches Verkehrsmittel, sei es Bahn, Auto, Flugzeug oder Bus, kann der Teilnehmer der Telefonkonferenz getrost verzichten.

Veröffentlicht in Ratgeber