Was bei der Vorbereitung einer Telefonkonferenz zu beachten ist

Frau mit einer Matte mit einem Notizzettel - Vorbereitung Telefonkonferenz

Geht es um die Vorbereitung einer Telefonkonferenz, so sollte das Vorgehen von der gleichen Sorgfalt geprägt sein, mit welcher auch herkömmliche Meetings angegangen werden. Auf diese Weise wird gewährleistet, dass die zur Verfügung stehende Zeit optimal verwendet wird und alle Teilnehmer den größtmöglichen Nutzen aus der Konferenz ziehen. Nicht zuletzt sollte eine Vorbereitung dem Umstand Tribut zollen, dass ein Informationsaustausch nur akustisch stattfinden kann. Eine gute Grundlage trägt somit dazu bei, dass alle Beteiligten ihre Konzentration auf den eigentlichen Inhalt des telefonischen Meetings richten können.

Ein soldes Fundament schaffen – die richtige Vorbereitung

Da Telefonkonferenzen ohne die Erleichterungen, die aus einem physischen Beisammensein resultieren, auskommen müssen, ist zunächst vor allen Dingen die Frage der Teilnehmerzahl zu bedenken. Beruft man sich auf oft genannte Erfahrungswerte, so sollten im Idealfall nicht mehr als fünf aktive Personen teilnehmen. Je mehr Teilnehmer Redeanteile erhalten, desot größer ist die Gefahr, dass schlussendlich nur ein bruchstückhafter Informationsaustausch stattfindet. In diesem Kontext gilt es entsprechend, Rollen festzulegen und diese Entscheidungen an alle Teilnehmer weiterzuleiten. Neben der Rollenaufteilung können hier auch gleich sonstige Informationen, wie sie zum Beispiel in der veranschlagten Dauer der Konferenz oder notwendigen Zugangsdaten zu sehen sind, mitgeteilt werden. Eine weitere organisatorische Frage richtet sich auf die zusätzlichen Tools, die möglicherweise im Rahmen der Telefonkonferenz zum Einsatz kommen.

So ist beispielsweise zu überlegen, ob die Computer der Teilnehmer miteinander vernetzt sein sollen. Natürlich muss darüber hinaus eine Planung hinsichtlich der relevanten Unterlagen vorgenommen werden. Wurde bei einer vorhergehenden Konferenz ein Protokoll erstellt, sollte eben dieses frühzeitig an die Teilnehmer verschickt werden. So sind die Teilnehmer auf die bevorstehende Telefonkonferenz vorbereitet.

Klemmbrett mit abgehakten ToDos - Vorbereitung Telefonkonferenz

Äußerst empfehlenswert ist auch das Erstellen und rechtzeitige Verschicken einer Agenda. Ebenso wie speziell bei Telefonkonferenzen eine klare Rollenaufteilung für eine gewinnbringende Abwicklung vonnöten ist, so sollte auch der Ablauf der Konferenz im Vorfeld geklärt werden. Hier ist immer zu bedenken, dass aufgrund der rein auf das Akustische beschränkte Verbundenheit aller Beteiligten eine transparente und straffe Ordnung besonders wichtig ist. Klare Rollen und bekannte Abläufe minimieren den Zeitaufwand, welcher in Telefonkonferenzen für das Steuern und Organisieren einkalkuliert werden muss.

Die Vorbereitung direkt vor der Telefonkonferenz

Wurde die eigentliche Planung der  Telefonkonferenz akkurat umgesetzt, so fällt der organisatorische Aufwand zu Beginn des telefonischen Meetings entsprechend geringer aus. Nichtsdestotrotz sollte vor dem Einstieg in die eigentlichen Tagespunkte Grundlegendes kommuniziert werden. Neben formellen Selbstverständlichkeiten wie dem Begrüßen und Vorstellen der Teilnehmer empfiehlt es sich, die involvierten Personen um ein Vermeiden oder zumindest Reduzieren akustischer Störungen zu bitten. Dies erleichtert das Aufrechterhalten der Konzentration und begünstigt ein rasches Abarbeiten der Tagesordnung. Besteht ferner Grund zu der Annahme, dass im Vorfeld verschickte Unterlagen eine hohe Komplexität aufweisen, so kann es sinnvoll sein, einige weiterführende Anmerkungen zu machen. So wird sichergestellt, dass alle Teilnehmer gut vorbereitet in die Telefonkonferenz starten können.

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