Der Geschäftsalltag jeder Firma besteht aus mehreren Meetings. Wer seine Mitarbeiter überall in Deutschland oder im Ausland verteilt hat, der verbringt die Zeit nicht nur in Meetings, sondern auch in Telefonkonferenzen. Jeder, der regelmäßig Telefonkonferenzen abhält, dürfte wissen, dass eine Telco manchmal schief laufen kann. Wir nennen die fünf häufigsten Fehler, die einem während Telefonmeetings passieren können.
1. Stummschaltung vergessen
Mittlerweile sind die meisten Geräte mit einer Noise-Block-Funktion oder mindestens mit einer Stummschaltetaste ausgestattet. Dennoch kommen immer noch undefinierbare Geräusche vor, die wir entweder nicht hören wollen oder nicht hören sollen: Schritte, gefolgt von einer geöffneten Tür, ein Quietschen, Papierrascheln, Druckergeräusche etc. Besonders wenn Sie Ihr Telefon mit Lautsprecher verwenden und denken, es sei stumm geschaltet, kann es peinlich werden. Um die restlichen Konferenzteilnehmer bzw. den Ablauf der Telefonkonferenz nicht zu stören, können die Anrufer einfach die eigene Telefonleitung bequem über eine Taste am Telefon oder einen Mausklick stummschalten.
2. Stille Zuhörer im Hintergrund
Wie viele Teilnehmer sich genau gerade im virtuellen Konferenzraum befinden, lässt sich oftmals nur schwer sagen. Die Gefahr mit stillen Zuhörern im Hintergrund ist allgegenwärtig. Meistens auf stumm geschaltet, beschäftigen sie sich mit allem, nur nicht dem Telefonat. Im Optimalfall sind es andere, dringliche Aufgaben, wahrscheinlicher ist jedoch die Lieblingswebseite oder ein Social Media Profil. Am Ende sind sie schließlich noch kurz beim obligatorischen „Danke für den Call!“ zu hören, bevor sie sich auf und davon machen.
3. Unangenehmes Warten auf den letzten fehlenden Teilnehmer
Bei einem „normalen“ Meeting ist es einfach, durch das Büro eines Kollegen zu laufen und einfach mit Winken zu signalisieren, dass man bald am Meeting teilnehmen soll. Bei einer Telefonkonferenz weiß jedoch niemand, ob und wann sie zu einem späteren Zeitpunkt anwesend sind. Sich zu einer Telco zu verspäten ist schlimmer, als zu einer persönlichen Besprechung zu spät zu kommen, da schon das Betreten des Konferenzraumes mit einem nervenden Ton begleitet wird. Dieser kann die laufende Telefonkonferenz dann erheblich durch die Störung verzögern. Um solche Situationen zu umgehen, nehmen sie sich ein paar Minuten Zeit, um die Telefonnummer und den Code zu wählen, bevor das Meeting beginnt.
4. Einander ins Wort fallen
„Oh, du wolltest noch etwas sagen? Entschuldige, das wusste ich nicht, aber wo ich gerade schon am Reden bin, kann ich ja gleich weitermachen…“ Eine ganz bestimmte Fähigkeit besitzen wohl fünf von zehn Telefonkonferenz-Teilnehmern: Den eigenen Satz zeitgleich mit mindestens zwei weiteren Gesprächspartner zu beginnen. „Bitte nach dir“, heißt es dann, gefolgt von beidseitigem Schweigen, nur um sich zwei Sekunden später erneut ins Wort zu fallen – ein ewiger Kreislauf. Auch in der Telefonkonferenz gilt: Lassen Sie die anderen Teilnehmer aussprechen, vermeiden Sie aggressive Sprache oder Anschuldigung.
5. Keine Ahnung von der Technik
Es ist kurz vor 14 Uhr. Alle Kollegen, die an der Telefonkonferenz teilnehmen werden, versammeln sich und kramen hektische in ihren Unterlagen, um alle nötigen Informationen parat zu haben. Schließlich sind alle um den Tisch versammelt, doch niemand macht Anstalten, sich einzuwählen. Denn wie immer hat keiner der Anwesenden die passenden Einwahldaten oder es weiß einfach niemand, wie das Konferenztelefon überhaupt funktioniert. Unser Tipp: Besprechen Sie rechtzeitig die technischen Voraussetzungen. Ein Test mit einem Kollegen, ob alles einwandfrei funktioniert, kann nicht schaden.
Fazit
Alle oben genannten Fehler lassen sich mit ein bisschen Vorsicht und Vorbereitung vermeiden. Ein sicherer Telefonkonferenzdienst macht den Rest: Mit myTelco können Sie kurzfristige, aber auch wöchentliche oder regelmäßige Meetings als Telefonkonferenz ohne Teilnehmerbegrenzung abhalten. Wählen Sie sich mit dem Telefon oder Handy aus ganz Deutschland, aber auch aus dem Ausland ein. myTelco bietet neben einer unkomplizierten Einmal-Registrierung per E-Maik zusätzlich eine namentliche Ankündigung der Teilnehmer bei Betreten des Konferenzraums – ein Vorteil gerade bei größeren Gruppen. Weitere Informationen zu dem Angebot finden Sie auf der myTelco Webseite.
P.S.: Das Comedy-Duo Tripp und Tyler hat die Tücken einer Telefonkonferenz in das echte Leben geholt. So würden Telefonkonferenzen im echten Leben aussehen. Mehr dazu hier.