Eine Besprechung mit mehreren Menschen aus verschiedenen Orten oder Ländern gleichzeitig führen, ohne am selben Ort zu sein – ist das eigentlich möglich? Ja, ist es!

Schreibtisch von oben mit Video Konferenz - Besprechungen mit Kontaktbeschränkungen

Eine Telefonkonferenz ermöglicht es, Menschen zu Gesprächen zusammenzuführen, ohne persönlich anwesend zu sein. Die Beteiligten können also ortsunabhängig miteinander sprechen und Diskussionen führen, wie sie es täten, wenn sie physisch aufeinandertreffen würden. Dies ist besonders für Führungskräfte und CEOs ein wichtiges Thema. Absprachen sind schließlich für das Bestehen eines Unternehmens essenziell – vor allem, wenn man nicht jeden Tag vor Ort sein und sich Face-to-Face absprechen kann.

Funktion und Ablauf einer Telekonferenz

Der Ablauf einer Telefonkonferenz verläuft immer gleich: Der Konferenzleiter erhält einen Zugangscode, den er an die weiteren Teilnehmer der Konferenz weiterleitet. Mit diesem Zugangscode können sich daraufhin alle Teilnehmer in einen virtuellen Konferenzraum einwählen. Vorab muss der Konferenzleiter eine Servicenummer in der gewünschten Sprache auswählen und dort einen Sicherheitscode eingeben. Dadurch wird die Konferenz aktiviert und die Teilnehmer können sich einwählen. Nun kann jeder Teilnehmer barrierefrei sprechen. Hierbei unser Tipp: Benennen Sie einen Moderator, der durch die Konferenz leitet. So kann verhindert werden, dass die Telco-Teilnehmer durcheinanderreden und die Konferenz dadurch chaotisch verläuft. Nach Abschluss der Besprechung legen die Gesprächspartner einfach auf und die Telefonkonferenz wird automatisch beendet.

Vorteile einer Telefonkonferenz

Mit Telefonkonferenzen können Sie konferieren, ohne physisch aufeinanderzutreffen. Das hilft dabei die Kontaktbeschränkungen zu umgehen und dennoch wichtige Absprachen treffen zu können. Die Pünktlichkeit der Teilnehmer ist ebenfalls gewährleistet, da diese sich nicht wegen Staus oder sonstigen infrastrukturellen Problemen verspäten können. Ein Aufzeichnen der Konferenz ermöglicht zudem ein späteres Auswerten des Gesprächsverlaufs. Und besonders wichtig: Durch den numerischen Zugangscode ist die Konferenz geschützt, sodass sich keine unerwünschten Teilnehmer einwählen können.

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