Wenn Besprechungen stattfinden müssen, Sie jedoch nicht zur selben Zeit am selben Ort sein können, stellen Telefonkonferenzen eine sinnvolle Lösung dar. Dennoch gibt es Fehler, die vermieden werden sollten, um eine effiziente Besprechung ohne jegliche Störfaktoren zu haben. Aus diesem Grund haben wir Ihnen 6 No Go’s zusammengestellt, welche bei Telefonkonferenzen vermieden werden sollten.

„No Go“ 1: Unpünktlichkeit

Nicht nur bei Meetings mit Anwesenheit, sondern – oder sogar vor allem – bei virtuellen Meetings, ist es wichtig, auf Pünktlichkeit zu achten. Kommt ein Teilnehmer nämlich zu spät, kann es zu Störungen kommen und den Moderator der Telefonkonferenz erheblich unterbrechen. Zudem muss das bisher Besprochene für die neuen Teilnehmer erneut zusammengefasst werden. Das kostet Zeit und Nerven. Daher ist zu beachten, die Termine pünktlich wahrzunehmen und die Zeit der Gesprächspartner nicht unnötig zu strapazieren.

„No Go“ 2: Keine gründliche Vorbereitung

Eine gute Vorbereitung ist nicht nur in Meetings vor Ort entscheidend, sondern ebenso bei Telefonkonferenzen. So muss nicht nur der vorab benannte Moderator des Calls vorbereitet sein – die Teilnehmer sollten sich genauso auf die Telefonkonferenz vorbereiten. Um dies zu unterstützen, ist es sinnvoll sowohl das Thema als auch die Agenda und das Ziel der Besprechung vorab zu kommunizieren. Dies kann ganz einfach mit der Einladungsmail der Telefonkonferenz geschehen.

„No Go“ 3: Fehlende Struktur

Eine Telefonkonferenz sollte immer von einem vorab benannten Verantwortlichen moderiert werden. Dieser kann zum einen steuern, dass die Agenda eingehalten wird und zum anderen verhindern, dass die Teilnehmer vom eigentlichen Thema abweichen oder das Ziel aus den Augen verloren wird. Das gibt der ganzen Telefonkonferenz die wichtige Struktur, die vonnöten ist, um ein erfolgreiches Meeting abzuhalten.

„No Go“ 4: Unruhiger Hintergrund

Nichts ist schlimmer als eine Telefonkonferenz, die ständig von Hintergrundgeräuschen unterbrochen wird und die Teilnehmer dadurch aus dem Konzept gebracht werden. Daher gilt: Alle, die an einer Telefonkonferenz teilnehmen, sollten darauf achten, an einem ruhigen Ort zu konferieren oder – wenn es gerade nicht anders geht – die Stummschaltung zu nutzen.

„No Go“ 5: Ablenkung

Wer kennt es nicht: Während einer Telefonkonferenz noch kurz auf eine E-Mail antworten oder im Kalender nach dem nächsten Termin schauen – das sollte doch kein Problem sein. Allerdings macht es sich schnell bemerkbar, wenn jeder der Teilnehmer zur selben Zeit auf dieselbe Idee kommt. Schnell kommt das Gespräch ins Stocken und der Moderator muss von vorne anfangen. Es ist also nicht nur eine Frage der Höflichkeit, der Telefonkonferenz die ganze Aufmerksamkeit zu schenken. Es sollte im Sinne aller sein, ein Meeting so erfolgreich wie möglich zu gestalten, um am Ende den Call mit sinnvollen Ergebnissen zu verlassen. Aus diesem Grund sollten die Teilnehmer nicht während, sondern nach der Konferenz Mails und Termine checken und nicht währenddessen.

„No Go“ 6: Keine professionelle Telefonkonferenzlösung

Verbindungsprobleme? Rauschen? Abbrüche? Wenn die Technik streikt, hat die Telefonkonferenz keine Chance. Daher ist es wichtig, sich gründlich über die verschiedenen Telefonkonferenzanbieter sowie die technischen Hilfsmittel zu informieren. Ein riesiger Vorteil von Telefonkonferenzen ist jedoch, dass nicht viel Equipment vorhanden sein muss – Sie können ganz einfach per Einwahldaten am Telefon oder Smartphone teilnehmen. Mit dem richtigen Anbieter sollten Sie also keine Probleme mit der Verbindung haben.

Sie möchten mehr über Telefonkonferenzen erfahren? Dann informieren Sie sich in unserer Telko-Fibel über Vorteile, Anwendungsbeispiele oder die myTelco App.