Mit der fortschreitenden technologischen Entwicklung verändert sich auch die Meeting-Kultur heutiger Unternehmen. Eine Errungenschaft der technologischen Entwicklung stellt die Telefonkonferenz dar. Mit dieser lassen sich nicht nur viel Geld und Zeit sparen, sondern auch effektive Meetings über ganze Kontinente hinweg durchführen. Was bei einer Telefonkonferenz beachtet werden muss, und wie diese effektiv zu managen sind, wird in diesem Blogbeitrag verraten.
Die Vorteile von Telefonkonferenzen
Gerade in Großkonzernen, die über mehrere Länder oder Kontinente hinweg Zweigstellen besitzen, erfreut sich eine Telefonkonferenz großer Beliebtheit. Wenn ein wichtiges Thema im Konzern erörtert werden muss, ist es oftmals ziemlich schwierig, alle wichtigen Entscheidungsträger an einem Tisch zu versammeln. Dies kostet meist viel Zeit und Geld. Daher ist es sinnvoll, über Alternativen nachzudenken – vor allem in Fällen, wenn wichtige, konzerninterne Themen besprochen werden müssen. Eine Telefonkonferenz gehört zu einer dieser Alternativen. Sie bietet nicht nur die kostengünstige Möglichkeit Mitarbeiter einem Meeting teilnehmen lassen zu können, ohne dass diese verreisen müssen. Der große Vorteil hierbei liegt vor allem in der Kapazität der Telekonferenz. Moderne Geräte und Softwarelösungen besitzen eine maximale Teilnehmeranzahl von über 100 Personen. Bei einer solchen Anzahl an Konferenzteilnehmern gibt es jedoch gewisse Rahmenbedingungen, die bedacht werden sollten.
Welche Regeln bei einer Telefonkonferenz beachtet werden sollten
Bei der Organisation der Telefonkonferenz sollte beachtet werden, dass die Termine der Konferenzteilnehmer aufeinander abgestimmt werden sollten. Ein Konzern, der verschiedene Standorte in mehreren Zeitzonen besitzt, sollte daher die verschiedenen Uhrzeiten beachten. Ein Kollege, der beispielsweise in Amerika sitzt, kann nur sehr schwer mit den Kollegen in Australien konferieren, da der Zeitunterschied zwischen diesen beiden Ländern etwa 15 Stunden beträgt. Des Weiteren sollten gewisse Kommunikationsregeln definiert werden: Jeder sollte den sprechenden Konferenzteilnehmer ausreden lassen und die Thematik der Konferenz sollte im Fokus bleiben. In diesem Zusammenhang ist es sinnvoll einen Moderator festzulegen, der die Leitung der Konferenz übernimmt, um die bestmögliche Effektivität dessen zu sichern.
Wie funktioniert eine Telekonferenz
Es gibt unzählige Verfahren, wie eine solche Konferenz abläuft. Meistens verschickt der Moderator zur Teilnahme an der Konferenz eine Telefonnummer und PIN über das Internet. In dieser Mail wird auch die Nummer des Konferenzraumes sowie die Möglichkeit, weitere Personen zur Telefonkonferenz hinzuzufügen, mitverschickt. Dabei besteht auch die Möglichkeit, mithilfe eines Handys oder Smartphones an der Konferenz teilzunehmen. So kann wirklich jeder an Telefonkonferenzen teilnehmen und muss sogar, wie im Falle der australischen Kollegen, nicht unbedingt im Büro sein. Es ist eine sehr effektive Lösung, die vor allem die Reisekosten eines Unternehmens dauerhaft senken kann. Mit myTelco können Sie Telefonkonferenzen schnell und einfach – auch kurzfristig – organisieren. Mit den myTelco Flat-Produkten, stehen Ihnen Telefonkonferenzen mit nationalen Einwahlnummern zur Verfügung, mit denen auch internationale Teilnehmer an der Konferenz teilnehmen können.