Funktion und Ablauf einer Telekonferenz
Der Ablauf einer Telefonkonferenz verläuft immer gleich: Der Konferenzleiter erhält einen Zugangscode, den er an die weiteren Teilnehmer der Konferenz weiterleitet. Mit diesem Zugangscode können sich daraufhin alle Teilnehmer in einen virtuellen Konferenzraum einwählen. Vorab muss der Konferenzleiter eine Servicenummer in der gewünschten Sprache auswählen und dort einen Sicherheitscode eingeben. Dadurch wird die Konferenz aktiviert und die Teilnehmer können sich einwählen. Nun kann jeder Teilnehmer barrierefrei sprechen. Hierbei unser Tipp: Benennen Sie einen Moderator, der durch die Konferenz leitet. So kann verhindert werden, dass die Telco-Teilnehmer durcheinanderreden und die Konferenz dadurch chaotisch verläuft. Nach Abschluss der Besprechung legen die Gesprächspartner einfach auf und die Telefonkonferenz wird automatisch beendet.
Vorteile einer Telefonkonferenz
Telcos helfen dabei, die Kontaktbeschränkungen zu umgehen und dennoch wichtige Absprachen treffen zu können. Die Pünktlichkeit der Teilnehmer ist ebenfalls gewährleistet, da diese sich nicht wegen Staus oder sonstigen infrastrukturellen Problemen verspäten können. Ein Aufzeichnen der Konferenz ermöglicht zudem ein späteres Auswerten des Gesprächsverlaufs. Und besonders wichtig: Durch den numerischen Zugangscode ist die Konferenz geschützt, sodass sich keine unerwünschten Teilnehmer einwählen können.
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