Telefonkonferenzen bieten eine ideale Lösung für geschäftliche Meetings und Gespräche, die ohne physische Anwesenheit der Kollegen oder Geschäftspartner stattfinden können. Die Kosten- und Produktivitätsvorteile dieser Besprechungsform kommen aber wirklich erst dann zum Tragen, wenn eine Telefonkonferenz effizient organisiert wird. Mit den folgenden 5 Tipps stellen Sie einen optimalen Ablauf Ihrer Telefonkonferenz sicher:
1. Moderatorenrolle ernst nehmen
Die Teilnehmer einer Telefonkonferenz sind ausschließlich auf die Audiokommunikation angewiesen, ggf. unterstützt durch eine Online-Präsentation. Im Unterschied zu einem Präsenzmeeting gibt es also bei einer Telco praktisch keine nonverbale Kommunikation wie beispielsweise zustimmendes Nicken, fragende Blicke oder Stirnrunzeln. Deshalb kommt dem Moderator einer Telefonkonferenz eine wichtige Rolle zu, die unbedingt ernst genommen werden sollte. Solche scheinbar nebensächlichen Aspekte wie die Vorstellung der Teilnehmer durch den Moderator, Hinweise auf die Redezeit oder eine höfliche, aber bestimmte Unterbrechung von ausschweifenden Redebeiträgen tragen erheblich zum Gelingen und zur Effizienz einer Telco bei.
2. Namen des Sprechers vor jeder Wortmeldung nennen
Sofern der Teilnehmerkreis nicht sehr klein und gut miteinander bekannt ist, sollte jede Wortmeldung mit einer kurzen Namensnennung des Sprechenden eingeleitet werden. So werden Verwechslungen und Missverständnisse vermieden, und eventuelle Rückfragen können ohne Umwege direkt an den Betreffenden gerichtet werden.
3. Kurze Zusammenfassungen erleichtern die Arbeit
Eine kurze Zusammenfassung des Besprochenen an passender Stelle, etwa zum Ende eines jeden Tagesordnungspunkts oder aber zum Ende der Telefonkonferenz hin, kostet zwar einige Sekunden oder Minuten, spart aber dafür an anderer Stelle möglicherweise deutlich mehr Zeit ein. So können Sie sicher sein, dass alle Telco-Teilnehmer auf dem gleichen Informationsstand sind und dass es keine Missverständnisse oder Unklarheiten gibt. Zugleich bedeuten derartige Zusammenfassungen eine erhebliche Erleichterung für den Protokollführer und erleichtern auch die spätere Abstimmung des Protokolls.
4. Pünktlichkeit zu Beginn und Ende der Telefonkonferenz
Denken Sie daran, dass jede von Ihnen verursachte Verzögerung gleich bei mehreren anderen Personen zu Leerlauf führt oder deren Terminkalender durcheinanderzubringen droht. Es sollte daher selbstverständlich sein, dass sich jeder Teilnehmer rechtzeitig in die Telefonkonferenz einwählt. Während der Telco sollte der Moderator immer die Zeit im Blick behalten und bei Bedarf auch frühzeitig auf das nahende Ende der Konferenz hinweisen, um ein Überschreiten der geplanten Dauer zu vermeiden.
5. Sorgen Sie für eine störungsfreie Umgebung
Ein ruhiges Umfeld ist eine wichtige Voraussetzung für den erfolgreichen Ablauf einer Telefonkonferenz. Informieren Sie Ihre Kollegen im Büro über den Telco-Termin, hängen Sie z.B. ein „Bitte nicht stören“-Schild an die Tür und vermeiden Sie eine unnötige Geräuschkulisse.
myTelco Telefonkonferenzen
Um die 5 Tipps direkt in der Praxis umzusetzen, eigenen sich unsere myTelco Flat-Produkte ideal. Hier haben Sie eine deutsche Festnetznummer, mit einer internationalen Erreichbarkeit und ohne eine Zeit- und Teilnehmerlimitierung. Und der Konferenzraum steht Ihnen für 12 Monate zur Verfügung.
Nun steht Ihrer myTelco Telefonkonferenz nichts mehr im Wege!